Los sistemas de gestión del conocimiento (KMS) son una parte esencial de la estructura organizacional, ya que permiten a las empresas capturar, almacenar y compartir conocimientos de manera efectiva. Estos sistemas desempeñan un papel fundamental a la hora de aprovechar los activos intelectuales de una organización y fomentar la innovación. En este artículo profundizaremos en la definición y objetivos de los sistemas de gestión del conocimiento, su compatibilidad con los sistemas de información de gestión y cómo contribuyen al éxito organizacional.
Definición de sistemas de gestión del conocimiento
Los sistemas de gestión del conocimiento abarcan las estrategias, procesos y tecnologías que facilitan la creación, captura, organización y difusión del conocimiento dentro de una organización. Estos sistemas están diseñados para permitir que los empleados accedan y utilicen los recursos de conocimiento de la organización de manera eficiente, lo que lleva a una toma de decisiones informada y una mayor productividad.
Los sistemas de gestión del conocimiento implican el uso de diversas herramientas y plataformas, como sistemas de gestión de bases de datos, sistemas de gestión de documentos y software de colaboración, para capturar y gestionar información y activos de conocimiento. Estos activos pueden incluir conocimiento explícito (información documentada) y conocimiento tácito (experiencias y conocimientos personales).
Objetivos de los sistemas de gestión del conocimiento
Los objetivos de los sistemas de gestión del conocimiento giran en torno a mejorar la capacidad de la organización para aprovechar y utilizar el conocimiento de manera efectiva. Estos objetivos incluyen:
- Captura de conocimiento: KMS tiene como objetivo capturar conocimiento tanto explícito como tácito de los empleados, documentos y otras fuentes dentro de la organización. Al hacerlo, las organizaciones pueden evitar la pérdida de conocimientos debido a la rotación de empleados y crear un depósito de información invaluable.
- Almacenamiento y organización del conocimiento: una vez que se captura el conocimiento, KMS lo almacena y organiza de manera estructurada. Esto incluye categorizar el conocimiento según la relevancia, el contexto y la accesibilidad, lo que facilita a los empleados recuperar y utilizar la información cuando sea necesario.
- Acceso y recuperación de conocimiento: KMS proporciona a los empleados un fácil acceso a los recursos de conocimiento almacenados. A través de funciones de búsqueda intuitivas y repositorios bien estructurados, los empleados pueden recuperar información y experiencia relevantes, mejorando así sus capacidades de toma de decisiones y desempeño de tareas.
- Intercambio de conocimientos y colaboración: facilitar el intercambio de conocimientos y la colaboración es un objetivo clave de KMS. Estos sistemas permiten a los empleados contribuir con su experiencia, compartir mejores prácticas y colaborar en proyectos, lo que lleva a una cultura organizacional más informada e innovadora.
- Utilización del conocimiento e innovación: al brindar fácil acceso al conocimiento y la experiencia, KMS permite a los empleados aprovechar el conocimiento organizacional para la innovación y la resolución de problemas. Este objetivo pretende fomentar una cultura de aprendizaje y mejora continua dentro de la organización.
Compatibilidad con sistemas de información de gestión
Los sistemas de gestión del conocimiento están estrechamente relacionados con los sistemas de información de gestión (MIS), pero tienen propósitos distintos. Mientras que los MIS se centran en recopilar, procesar y reportar datos para la toma de decisiones gerenciales, los KMS se dedican a administrar los recursos de conocimiento y fomentar una cultura de intercambio de conocimientos dentro de la organización.
Sin embargo, KMS y MIS pueden complementarse entre sí de varias maneras. Por ejemplo, KMS puede proporcionar conocimientos y experiencia valiosos para respaldar el proceso de toma de decisiones basado en datos facilitado por MIS. La integración entre KMS y MIS puede permitir a las organizaciones combinar conocimientos informativos y basados en conocimientos, lo que lleva a una toma de decisiones más completa e informada.
Además, KMS y MIS suelen utilizar tecnologías similares, como bases de datos, herramientas de análisis y plataformas de colaboración. La compatibilidad entre estos sistemas radica en el uso compartido de la tecnología para gestionar y aprovechar los recursos organizacionales, aunque con enfoques diferentes.
Conclusión
Los sistemas de gestión del conocimiento son fundamentales para las organizaciones que buscan aprovechar sus activos intelectuales y promover una cultura de intercambio de conocimientos, aprendizaje e innovación. Al definir los objetivos de los sistemas de gestión del conocimiento y comprender su compatibilidad con los sistemas de información de gestión, las organizaciones pueden optimizar sus recursos de conocimiento e impulsar el éxito sostenible.
En general, la implementación y utilización efectivas de sistemas de gestión del conocimiento pueden conducir a una mejor toma de decisiones, un mejor desempeño de los empleados y una ventaja competitiva en el mercado.